De wettelijke eisen voor je administratie

Je bent verplicht administratie bij de houden, maar aan welke eisen moet die boekhouding voldoen? Voor ondernemers gelden andere regels dan voor particulieren. Na dit artikel weet je precies aan welke verplichtingen je moet voldoen.

Administratie bijhouden voor je belastingaangifte

De administratie vormt de onderbouwing van je belastingaangifte. Je moet altijd kunnen aantonen wat je inkomsten, kosten en activiteiten zijn geweest, omdat hierop de inkomsten- of vennootschapsbelasting wordt gebaseerd. 

Door gebruik te maken van een boekhoudpakket kun je gemakkelijk alle gegevens voor je aangifte opslaan. Wanneer je gebruik maakt van een programma kun je daar je bonnen en facturen uploaden en daarmee bewaar je alles digitaal. Het programma houdt vervolgens bij welke btw je moet afdragen en welke btw je terugkrijgt. Wanneer je vervolgens je aangifte moet doen, staan alle gegeven al klaar en kun je dit gelijk naar de belastingdienst verzenden. Zo wordt het een stuk makkelijker om je btw-aangifte te doen. Het kan zijn dat de Belastingdienst vraagt om onderbouwing of een boekenonderzoek wil doen. Om hieraan te voldoen moet je een aantal gegevens bewaren. 

Eisen administratie Belastingdienst

De volgende zaken moet je opnemen in je administratie (mits van toepassing): 

• Ontvangen facturen
• Kopieën van verzonden facturen
• Kasadministratie en kassabonnen
• Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• Tussentijdse controleberekeningen
• Bankafschriften
• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• Agenda’s of andere afsprakenboeken
• Correspondentie (ook zakelijke e-mails)
• Software en databestanden
• Rittenregistratie zakelijke auto
• Urenregistratie voor fiscale voordelen als starters- en zelfstandigenaftrek

Een groot deel van deze gegevens wordt automatisch bewaard. Je bank bewaart de af- en bijschrijvingen van je zakelijke rekening. Als je een kassa hebt, kies dan voor een systeem met het ‘Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen’. De data die daarin worden opgeslagen, worden goedgekeurd door de Belastingdienst. Maar veel andere gegevens zal je actief zelf moeten bewaren. Om het bewaren van deze gegevens makkelijker te maken kan je gebruik maken van de rittenregistratie-app of de urenregistratie-app van je boekhoudprogramma.

Online of offline: waar bewaar je de boekhouding van je bedrijf?

Werk je al met een online boekhoudprogramma, dan wordt veel van de verplichte data al automatisch opgeslagen. Al je geldstromen, facturen en rekeningen zitten in het programma, zijn opgeslagen in de cloud en zijn daar veilig.

Sinds 2009 zijn papieren en digitale facturen aan elkaar gelijkgesteld. Dit geldt voor de facturen die jij verstuurt, maar ook voor bonnetjes en inkomende rekeningen. 

Als je een digitale versie opneemt in je administratie, dan moet het wel een scan of foto van goede kwaliteit zijn. De echtheidskenmerken en gegevens moeten goed te zien zijn. Alleen notariële documenten en financiële jaarverslagen moet je (ook) op papier bewaren. Lees meer over digitaal bewaren van je administratie in de brochure van de Belastingdienst. 

Ordenen en bewaren: hoe bewaar je de boekhouding?

Het is belangrijk om de administratie goed en duidelijk te ordenen. De Belastingdienst moet je gegevens binnen een redelijke termijn kunnen controleren. Dat gaat niet met een grote doos met verkreukelde bonnen en facturen. Digitaal heeft daarom de voorkeur. 

Een ‘papieren’ administratie mag alleen als je een hele kleine administratie hebt. Digitale gegevens moeten digitaal bewaard blijven, ook als je ze hebt afgedrukt. Je mag gegevens wel converteren naar nieuwe programma’s, als je bijvoorbeeld overstapt op een andere computer of nieuwe boekhoudsoftware. 

Wat als je niet aan de eisen administratie van de Belastingdienst voldoet?

Is je administratie een rommel, niet compleet of helemaal niet aanwezig? Dan bestaat de kans dat je je daarvoor voor de rechter moet verantwoorden. Ook zal de Belastingdienst dan zelf je omzet en winst vaststellen, omdat ze het niet uit je boekhouding kunnen halen. Dit pakt nooit in het voordeel van jou uit. 

Wanneer controleert de Belastingdienst je boekhouding?

De kans dat de Belastingdienst op je stoep staat, is niet zo groot. Maar de fiscus krijgt automatisch een melding als je cijfers veel afwijken van die van andere, vergelijkbare bedrijven. Dan bestaat de kans dat een controleur je komt opzoeken. 

Ook steekproefsgewijs voert de Belastingdienst boekenonderzoek uit. Je kunt dus ook met niet-afwijkende cijfers een controle krijgen van de Belastingdienst. 

Wat als ik mijn administratie kwijtraak? 

Stel je bewaart je boekhouding lokaal op je computer. Wat gebeurt er dan als je computer crasht, gestolen wordt of je op een andere manier niet meer bij je administratie kunt? Dan kun je heel erg pech hebben en kunnen de gevolgen veel geld kosten. Alle bewijslast ligt bij jou, dus zorg voor goede back-ups.

Keuze rechtsvorm bij start onderneming

Als startende ondernemer moet je veel keuzes maken. Een daarvan is de rechtsvorm van de onderneming. Ga je de onderneming voeren in de vorm van een eenmanszaak, VOF of bijvoorbeeld een B.V..

Met een eenmanszaak ben je zowel met jouw privé vermogen, als met jouw zakelijk vermogen aansprakelijk. Dit is eveneens van toepassing bij een VOF. Je bent dan ook privé aansprakelijk voor de gehele schuld van de VOF, ook als de schuld door een andere vennoot is gemaakt. Bij een BV ben je niet met jouw privévermogen aansprakelijk, omdat de BV een rechtsvorm is. Je kunt echter wel persoonlijk aansprakelijk worden gesteld in het geval van onbehoorlijk bestuur.

Zowel bij een eenmanszaak als bij de VOF wordt belasting betaald over winsten uit onderneming. Het tarief van de inkomstenbelasting kan oplopen tot 49,5% bij een hoge winst. Een BV betaalt vennootschapsbelasting. Het tarief van de vennootschapsbelasting (2024) is 19% tot een winst van € 200.000,-. Daarboven is het tarief 25,8%. Op dit moment is het winstkeerpunt waarop het fiscaal voordeliger is om een BV aan te gaan circa € 130.000,-. Maak je meer winst, dan is een BV fiscaal gunstiger. Maak je minder winst, dan is een eenmanszaak of VOF fiscaal voordeliger.

Belastingen en fiscaliteit

Ons belastingstelsel biedt meerdere fiscale regelingen die de belastingdruk verlagen. Bepaalde aftrekposten verminderen jouw inkomen. Door aftrekposten betaal je minder inkomstenbelasting en premie volksverzekeringen. Voorbeelden zijn hypotheekrenteaftrek, persoonsgebonden aftrek (kosten voor zorg of giften), reiskosten openbaar vervoer of uitgaven voor lijfrenten.

Voor zelfstandigen zijn er ook nog de volgende aftrekmogelijkheden:

Wat is er op 1 juli 2023 veranderd voor de pensioenen?

Op 1 juli 2023 is de Wet toekomst pensioenen (WTP) ingegaan. Daarmee is de overgang naar een nieuw pensioenstelsel gestart. Werkgevers en werknemers krijgen geleidelijk met de nieuwe regels te maken, maar sommige wijzigingen zijn nu al te merken.

Tijdens de transitieperiode bespreken werkgevers(partijen), werknemers(partijen) en de pensioenuitvoerders hoe zij de pensioenregelingen kunnen aanpassen aan de nieuwe pensioenwet. Op 1 januari 2028 komt de overgangsfase ten einde. Alle organisaties met een pensioenvoorziening moeten dan zijn overgestapt op een premieregeling. De rijksoverheid start binnenkort met een uitgebreide voorlichtingscampagne om de gevolgen van de nieuwe wetgeving uit te leggen, onder meer via onsnieuwepensioen.nl. Hoewel de regels van de WTP stapsgewijs worden geïntroduceerd, wijst de rijksoverheid op een aantal regels die al sinds 1 juli een rol spelen:

• De wachttijd voor het opbouwen van pensioen is afgeschaft. Als een werkgever voor een pensioenregeling zorgt, bouwt een werknemer vanaf de eerste dag pensioen op. Dit geldt ook voor uitzendkrachten, die eerder nog acht weken moesten wachten op de opbouw.
• De belastingvrijstelling voor pensioenopbouw in de derde pijler (individuele aanvullende pensioenvoorzieningen) is verruimd van 13% naar 30%. Dit moet ervoor zorgen dat bijvoorbeeld zelfstandigen meer pensioen kunnen opbouwen.
• Door het ‘transitie-financieel kader’ kunnen pensioenfondsen sneller de pensioenen verhogen als zij hiervoor de financiële mogelijkheden hebben. Dit sluit aan bij de regels van het nieuwe pensioenstelsel, waarin de hoogte van de pensioenen sneller kan wijzigen.
• Er is een nieuwe norm voor keuzebegeleiding ingegaan, wat inhoudt dat pensioenuitvoerders de pensioendeelnemers nog beter moeten begeleiden bij pensioenkeuzes.

Geen vast moment voor overstap naar nieuwe pensioenregeling

Het moment waarop een organisatie op de nieuwe regeling overstapt, wordt in onderling overleg bepaald. Gaat het om een pensioenregeling bij een bedrijfstakpensioenfonds, dan maken de vakbonden en werkgeversverenigingen hier afspraken over. Gaat het om een pensioenregeling bij een verzekeraar, dan ligt de bal bij individuele werkgevers en werknemers(vertegenwoordigingen).